一个高效而美妙的会议应该做些什么
大约100 年以前，美国人亨利·马丁·罗伯特将军出版了《罗伯特议事规则》，尔后的一个世纪以来，人们将此书奉为民主议事的圭臬。《罗伯特议事规则》的巨大之处在于其为开会这件平常事树立了一套完好的流程，让会议不至堕入无序，惹起矛盾，还保证了决策的合理性。可往常，我们的会开得还是短少章法，大会开得繁琐，小会开得随意，开会之前稀里懵懂，开会之后也没能明白分明。人们普遍对开会没能增加多少好感，只是不时地开会，“文山会海”依然是很多公司做事效率低下的真实写照。把罗伯特的理论套用到企业的理想中来，我们在这里简而化之地梳理一份适用于企业开会的办法，看看为了一个高效而美好的会议应该做些什么。弄清究竟为何来开会开会必需具有目的性，意在经过众人讨论做出某项与公司利益相关的决议，一个不知道为什么而开的会必然以跑题和缄默为主。每个与会者在进入会议室之前，都应该曾经想好自己的观念和今天要说的话。“头脑风暴”严厉来说并不是有效的会议方式，由于即时的提出想法，很难做出最优的选择。借用开会讨论，激起想象，从无到有创建新的计划，实践上常常是不得以而为之的做法。开会讲求有备而来，每个人结构想法的过程应该在会前完成，开会的任务只需一个——就问题找出最好的处置办法。因而要有一些会前的工作，议程、需求讨论的内容以及每个人的相关任务，应该有专人担任起草和发送邮件，即便是例会，这么做也能够增强员工们的注重水平。当然，员工也能够在邮件中提出新的问题，让大家尽早构成想法。另外，有一个小技巧能够让员工们对会议更有准备和等候，就是提早透露会议上要决议的事宜和可能将要抵达的效果，此举等于对会议中止了提早的预热和炒作。假定会议只是单纯地布置任务，作用多半不会太积极，由于大家没有取得自己的表达时间和话语权，一味地坐着听命，容易招致心情低落。假如能够以邮件或私自沟通的方式替代，则会显得更为得体。执行好个人的角色日常而言，公司里的会议需求有两种角色：引导者和参与者。会议由谁召集，普通就由谁作为引导者，引导者的作用相当于罗伯特所说的主席或掌管人，担任穿针引线，调理氛围，引发讨论。会议伊始，引导者最好能够重申一下会议的目的是什么，需求处置的问题有哪些，然后阐明讨论从哪里开端，再引导着大家逐一说出自己的想法。这么做是让参与者都把状态调整到会议中，也是给予一定的时间去准备发言，不要让大家一下子堕入到“从零开端”的慌乱中来。引导者应该留意察看谁不时在说，谁在整个会议中不发一语，从而做出均衡。内部会议的中心是讨论，而不是发布和听讲。假如一个问题提出后遭遇了冷场，引导者能够试着将它合成成若干个子问题，代入到理想语境，或者先发表自己的见地，激起讨论。在会议的最后，引导者需求将大家认可的观念重新强调一遍，以便校正与会者对会议肉体的了解。会议的参与者在会前务必分离着会议重点整理一下思绪，最好用文字写下草稿，避免到会上发言时由于慌张一下子大脑空白。这样做也便当在会议中坚持一个清空的状态听取他人的意见，而不是只想着自己要说的话，强调自己的观念。假如人手充足，最好在会上设立特地的记载员，将会议要点在会后发送给一切与会人员，一方面用于确认决议，另一方面，这也给了人们重新中止反响的空间。假如有人在会上没能充沛表达自己的想法，并对决议依然持有异议，能够经过邮件再次沟通。但就一个问题重复开会，普通是不用要的做法，坚持一事一议准绳，节约会议本钱，除非超越2/3 的人都以为应该对此问题重新讨论，否则尽量不要复议，费时费力。讨论的前提是恪守规则开会要避免某个人的演讲口若悬河，其他的人容易感到被动而无话可说;而一切人随意地发言又容易毫无头绪，拖慢停顿的速度。这就需求树立一种会场中的“游戏规则”，罗伯特特意强调的就是会议的“程序正义”。规则最关键的一点是限制个人的发言时间和次数，能够参考的做法是事前布置发言者的次第，一轮完成后，再中止讨论。当相同的意见被重复提及时，会议的引导者要留意适时地打断，并讯问不同的意见。
最后的决议应该取得多数人的支持。当多数人同意某项决议时，少数人的意见应该遭到约束，否则会议就没完没了了;但多数人必需尊重少数人的权益，每一个决策相关者都要取得发言权。假如问题十分严重，能够调整决议经过的量化指标，比如从1/2，调整到3/4。关于与会者，表达自己观念的前提是听清了对方的发言，你要确保自己弄懂了他人话中想要表达的意义。很多时分，见地并不矛盾，但表达方式不同就会惹起争论。不过，假如意见的确逆来顺受，也应尽量直言不讳，毕竟会议是公开的，问题是公共的，不触及私人好恶。但是要留意办法，最好面向会议的引导者发表见地，由于假如不同意见的持有者面对面讨论则很有可能变成顶撞或争持，构成心情失控。时间和场所都不是重要问题有人说，开会不要超越20 分钟，倡议站着开会，以便疾速做出决议。在这里，并不引荐这类的做法。开会为的就是充沛讨论，能尽快当然好，但限制时长没有意义，反而容易走向方式主义，敷衍塞责。不过会议时间绝不是越长越好，分离公司东京总务部长冈本让曾说：“会议时间最好不要超越两小时，两小时是一个人留意力的极限。” 这话有理，留意力不在了，会自然没有效果。会议期间，需求有频率地缓解一下压力，中止到一定阶段，能够由引导者引领着大家开开玩笑，聊聊八卦，给大家头脑中紧绷的神经做做按摩。但前提是，一定不要绕得太远，要能够再次拉回到会议中来。至于开会的场所，其实并不重要，重要的是能不能将大家的留意力集中到会场讨论的问题上来。不过让员工不至于太过慌张而说不出话来的确是有必要的，著名管理学家余世维就经常组织员工在海滩召开会议，大家衣着海滩泳装，放松而惬意。大部分的企业都能够将开会的地点选在左近的咖啡厅，大家以倾斜的角度相对而坐，从心理学的角度讲更能够自由地表达和倾听。另外，那些会议上用不到的电子设备，假如能留在办公室就让它休息一下吧。
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